Informativa e Consenso nelle Strutture Ricettive

Per rispondere ad un obbligo di legge, quello prescritto dall'art. 109 T.U.L.P.S., i gestori di strutture ricettive, tramite la compilazione, diretta o indiretta, delle "schede di dichiarazione" con i dati personali degli ospiti, sono soggetti alla disciplina prevista nel "Codice in materia di protezione dei dati personali", di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196, che ha introdotto nel nostro sistema legislativo il Testo Unico in materia di privacy.
I dati personali così raccolti rientrano nella definizione di "dati identificativi"¹, perché permettono l'identificazione diretta dell'interessato senza ulteriori specificazioni di carattere strettamente personale attinenti all'aspetto fisico, alla salute, alla vita sessuale, alle opinioni politiche e religiose.
I gestori che intendono utilizzare i dati personali dei clienti per altre finalità, come quelle che consentono di trattare i dati "con l'ausilio di strumenti elettronici volti a definire il profilo o la personalità dell'interessato, o ad analizzare abitudini o scelte di consumo, ovvero a monitorare l'utilizzo di servizi di comunicazione elettronica con esclusione dei trattamenti tecnicamente indispensabili per fornire i servizi medesimi agli utenti", devono preventivamente notificare al Garante l'inizio del trattamento di dati di tal genere (art. 37, comma 1, lettera d)².
Con la raccolta dei dati comincia il trattamento degli stessi, trattamento che comprendi molteplici attività come elencate in via non esaustiva nell'art. 4, comma 1, lettera a)³.

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¹ L'art. 4 D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 contiene -in una unica e lunga norma - le definizioni utilizzate all'interno del Codice. Innanzitutto i "dati personali" riguardano qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.
Per quel che riguarda la tipologia di dati personali oggetto del presente studio, si fa riferimento al comma 1, lettera c) e lettera d), che definisce i seguenti concetti
c) "dati identificativi", i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato;
d) "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

² Art. 38 (Modalità di notificazione)
1. La notificazione del trattamento è presentata al Garante prima dell'inizio del trattamento ed una sola volta, a prescindere dal numero delle operazioni e della durata del trattamento da effettuare, e può anche riguardare uno o più trattamenti con finalità correlate.
2. La notificazione è validamente effettuata solo se è trasmessa per via telematica utilizzando il modello predisposto dal Garante e osservando le prescrizioni da questi impartite, anche per quanto riguarda le modalità di sottoscrizione con firma digitale e di conferma del ricevimento della notificazione.
3. Il Garante favorisce la disponibilità del modello per via telematica e la notificazione anche attraverso convenzioni stipulate con soggetti autorizzati in base alla normativa vigente, anche presso associazioni di categoria e ordini professionali.
4. Una nuova notificazione è richiesta solo anteriormente alla cessazione del trattamento o al mutamento di taluno degli elementi da indicare nella notificazione medesima.
5. Il Garante può individuare altro idoneo sistema per la notificazione in riferimento a nuove soluzioni tecnologiche previste dalla normativa vigente.
6. Il titolare del trattamento che non è tenuto alla notificazione al Garante ai sensi dell'articolo 37 fornisce le notizie contenute nel modello di cui al comma 2 a chi ne fa richiesta, salvo che il trattamento riguardi pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

³ Art. 4, comma 1
1. Ai fini del presente codice si intende per:
a) "trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati;