Il Bed and Breakfast "Il Colombé": gli strumenti di pianificazione e controllo a supporto dell'iniziativa imprenditoriale

Individuare e definire con precisione l'assetto organizzativo di un'impresa è compito non sempre semplice. In particolare nelle imprese di piccole dimensioni, i processi organizzativi finiscono per essere molto semplici e spontanei; ne consegue che i poteri e le responsabilità sono spesso dettati dai rapporti interpersonali ed informali che si vengono ad instaurare e sono accettati dai singoli dipendenti.

Inoltre non esiste standardizzazione dei processi gestionali tali da assicurare determinati standard di qualità e pertanto il personale opera in maniera estemporanea senza regole comportamentali precise.

Le imprese a gestione familiare sono caratterizzate dall'assenza si una gerarchia, o comunque da una gerarchia poco definita, salvo ovviamente il ruolo importante dell'imprenditore. Il modello teorico di riferimento è quello elementare o, per certi aspetti, il funzionale. La direzione è esercitata dal proprietario che gestisce, spesso con l'aiuto dei famigliari, l'impresa.

L'organizzazione de "Il Colombé", essendo azienda di piccole dimensioni e a conduzione familiare rientra nella descrizione precedentemente riportata. Se vogliamo definire i ruoli, possiamo porre il signor Magni a capo dell'attività, in quanto si occupa dell'amministrazione, dell'impostazione gestionale e dello sviluppo; per quanto riguarda il ricevimento degli ospiti se ne occupano tutti i componenti della famiglia. Al reparto camere provvedono la signora Magni e il figlio Alberto, esclusivamente quest'ultimo, in aggiunta alle altre mansioni, prepara le colazioni.

Al di fuori dello schema di organizzazione descritto vi sono i servizi extra, gestiti come di seguito:

• I massaggi viso e corpo presso il B&B vengono eseguiti da Alberto Magni, che ha precedentemente seguito un corso di massaggio Ayurvedico per tre anni conseguendo il diploma;
• Gli accompagnamenti A/R per aeroporti, stazioniferroviarie e di autobus di linea, vengono realizzati e organizzati in funzione dell'occasione e delle disponibilità dei familiari;
• Per il servizio lavanderia, invece, si è previsto l'outsourcing, quindi è stato affidato a un'impresa esterna.

Politiche promozionali
L'azienda per farsi conoscere ha puntato fin da subito all'utilizzo della rete internet; in particolare creando un proprio sito internet illustrativo ( www.ilcolombebb.it). E registrandosi al portale più visitato in Italia, dedicato al settore: www.bed-and-breakfast.it. Questo sito ha garantito ottimi risultati, tanto che i gestori hanno preferito rimanere rintracciabili in rete oltre che dal proprio sito esclusivamente da questo portale e non da altri; dato che oltre a richiedere una quota di iscrizione simile, non garantiscono la visibilità desiderata.

"Il Colombé" è inoltre iscritto all'associazione "Ospiti per casa". L'associazione raccoglie adesioni di Bed & Breakfast del Lago di Como e della Brianza. Gli obiettivi fissati sono:

• favorire lo scambio d'informazione,
• garantire una maggiore visibilità,
• dare assistenza ai soci sviluppando il coordinamento delle attività.

Questa adesione ha favorito, nel tempo, una maggiore notorietà data in parte dal sito internet dell'associazione www.ospitipercasa.com, ma sopratutto dalle politiche promozionali adottate dall'associazione come ad esempio: partecipazione a fiere, eventi e pubblicità attraverso riviste specializzate in turismo.

Da non sottovalutare tra le pratiche di promozione è sicuramente il passaparola. Inizialmente fatto con la distribuzione di brochure, con il tempo, invece, i clienti hanno automaticamente scatenato un meccanismo informando parenti amici e conoscenti.

Altro aspetto è l'integrazione con altre attività, come Monticello SPA rinomato centro benessere e fitness della zona e il centro Wellness Body.

Infine i gestori hanno provveduto ha impiantare cartelli segnalatori nelle vicinanze, che indicando la direzione per raggiungere la villa. Questo sia per facilitare i clienti in arrivo, sia per farne pubblicità.

Volendo esaminare la strategia finora adottata, la popolarità raggiunta è molto buona visti i riscontri dati dall'occupazione delle camere, quindi non risulta necessario l'utilizzo di nuovi canali di promozione.

Tuttavia sarebbe possibile sfruttare di più ciò che si ha già a disposizione; avvalersi dello strumento delle prenotazioni on-line, avrebbe sicuramente un impatto migliore sui possibili clienti, che entrano in contatto con il Bed & Breakfast attraverso la rete. Anche se, finora, questa mancanza è stata giustificata, almeno per quanto riguarda la collaborazione con i portali di intermediazione (Expedia, Booking.com, etc.), da una difficoltà nell'applicare il meccanismo con la ridotta capacità ricettiva.
Inoltre c'è da segnalare la mancanza di una programmazione di offerte, che possano attirare i consumatori.