Il Bed and Breakfast "Il Colombé": gli strumenti di pianificazione e controllo a supporto dell'iniziativa imprenditoriale

Lo strumento principale dell'attività di controllo direzionale è il budget d'esercizio, che si può definire come un documento, caratterizzato da un orizzonte temporale solitamente annuo, espresso in quantità fisiche e monetarie, che definisce l'impiego delle risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Il budget è uno strumento che consente di esercitare un primo riscontro di fattibilità e di coerenza delle strategie, ma rappresenta al contempo un valido strumento di indirizzo dei comportamenti e una solida base per strutturare l'attività di controllo consuntivo: il budget, in sintesi, costringe a programmare la gestione aziendale, agevola il coordinamento, aiuta a valutare le performance.

La definizione del budget aziendale è, in primo luogo, un'operazione sistemica: il documento di budget è infatti la risultante di una serie di sotto- budget fra loro strettamente interrelati. è possibile definire quattro livelli attraverso cui si articola un documento di budget aziendale:

a) il budget economico,
b) il budget degli investimenti,
c) il budget finanziario,
d) il budget patrimoniale.

Il budget economico definisce l'insieme dei costi e dei ricavi inerenti l'attività aziendale ed è solitamente articolato in una serie più o meno fitta di budget settoriali, che mettono in evidenza il contributo alla formazione del risultato economico come contrapposizione di costi e ricavi generati dalle diverse unità aziendali: le vendite, la produzione, il magazzino, le strutture commerciali, e così via, con l'obbiettivo finale di programmare la gestione caratteristica dell'impresa.

La stesura del budget economico presuppone il coinvolgimento di molte persone e diversi livelli organizzativi dell'impresa, che devono fornire le necessarie informazioni a chi redige i vari budget; il numero di persone e la varietà di livelli cambia in base alle dimensioni dell'azienda. Il punto di partenza per la strutturazione del budget economico è dato dal budget delle vendite, ove sono riassunte le previsioni sull'andamento della domanda di mercato, le attese sulla quota di mercato ottenibile dall'impresa, le scelte in merito alle politiche di prezzo da effettuare e le politiche riguardanti le condizioni di vendita: l'output di questo budget sarà quindi una stima del fatturato atteso per il periodo amministrativo successivo.

Sulla base delle rimanenze finali desiderate, delle rimanenze iniziali già esistenti di magazzino e dei dati di vendita presunta contenuti nel budget delle vendite, il budget della produzione definisce le quantità di prodotto da generare per raggiungere gli obiettivi di fatturato e di magazzino prima descritti e, attraverso la definizione di un rapporto di produttività fra output (i prodotti finiti) e input (le materie prime), stabilisce la quantità di materie prime necessaria per la produzione. Sarà poi possibile stabilire la quantità di materie prime da acquistare per supportare i livelli produttivi, definendo così il budget degli acquisti, ove sono evidenziate anche le politiche di prezzo e le condizioni di scambio ottenibili dai fornitori.

Si può quindi definire il budget della manodopera, che riguarda l'impiego del fattore umano nei processi di produzione, quantificandone il relativo costo. Aggregando i dati di tutti questi budget settoriali si ottiene una prima importante determinazione di sintesi nel budget del costo del venduto, ove si definisce il risultato atteso della gestione industriale dell'impresa. Infine, considerando i dati di altri budget settoriali, quali il budget della ricerca e sviluppo, il budget dei costi amministrativi e il budget dei costi commerciali, si arriva a definire l'obiettivo tipico del livello economico della programmazione: il budget del risultato della gestione caratteristica.
Un secondo livello di articolazione del budget, si riferisce al budget degli investimenti. In questo caso, l'attività di programmazione si riferisce alla previsione del fabbisogno relativo ai fattori produttivi a lungo ciclo di utilizzo. In questa fase sono concretizzate le scelte di impiego che evidenziano ampie ricadute sulle diverse aree aziendali, quali, ad esempio: gli investimenti informatici che riguardano l'amministrazione o l'organizzazione.

Il terzo livello di articolazione si riferisce invece al budget finanziario. Una corretta ed efficace attività di programmazione economica non può infatti prescindere dall'analisi delle ricadute monetarie e finanziarie relative alle decisioni intraprese, anche perché, nel breve periodo, la verifica dell'equilibrio finanziario e della fattibilità economica dei percorsi strategici risulta fondamentale. Sarà innanzitutto predisposto un budget fonti e impieghi, con l'obiettivo di verificare la compatibilità finanziaria delle scelte aziendali sulla base delle risorse disponibili e, in seconda battuta, il profilo finanziario della programmazione sarà completato con la redazione di un budget di cassa, nel quale sono rappresentate le entrate e le uscite monetarie attese in base ai programmi delle varie funzioni aziendali, verificando le condizioni di liquidità e solvibilità della gestione.

L'ultimo livello di articolazione del budget aziendale riguarda il budget patrimoniale, processo prevede la stesura di uno stato patrimoniale preventivo e relativo al periodo amministrativo successivo.