Informativa e Consenso nelle Strutture Ricettive

Da quanto sin qui esposto, risulta chiaro che il trattamento dei dati comincia con la raccolta, poi si procede con la loro elaborazione e infine con la comunicazione all'esterno, sia essa obbligata perché prevista dalla legge, ovvero volontaria previo consenso dell'interessato per finalità varie.
Dopo queste fasi, svolte attivamente dal titolare⁴⁰ del trattamento, subentra la fase della conservazione dei dati. Ivi i dati sono in posizione, per così dire, dormiente perché non vengono movimentati per qualche finalità. Ma esistono, e ciò significa considerarli sempre giuridicamente rilevanti. E lo sono ancora di più in quanto si suppongono organizzati in un archivio, sia esso una banca dati ovvero una raccolta manuale.
L'art. 11, comma 1, lettera e) prescrive che i dati personali oggetto di trattamento, che consentano l'identificazione dell'interessato, non possono essere conservati per un periodo di tempo superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.
La ratio della norma è collegata con l'art. 3 del Codice laddove è stato disciplinato il "Principio di necessità nel trattamento dei dati", per cui i dati personali o identificativi, qualunque sia la ragione della raccolta, debbono essere utilizzati solo se indispensabili per il raggiungimento delle finalità consentite. Questa limitazione dello "stato di necessità" del trattamento di dati personali o identificativi non sussiste se detti dati possono essere trattati nell'anonimato o con identificazione ristretta.
Quindi i confini del limite temporale del trattamento vanno ricercati nella natura dei dati trattati. Un esempio pratico lo offrono i dati raccolti e trascritti nelle schede di dichiarazione, i quali vengono poi utilizzati per altre finalità.
La prima finalità prevede la trasmissione delle schede alla autorità di pubblica sicurezza. A questo punto le schede possono essere distrutte fisicamente, non sussistendo alcuna ragione o obbligo di conservazione. Senonchè, per i dati contenuti nelle schede, si aprono altre finalità, anch'esse previste dalla legge, quali quelle di natura fiscale e statistica.
Dal punto di vista fiscale, è notorio che l'addebito del servizio di alloggio deve essere documentato tramite fatture o ricevute, nelle quali vanno registrati i dati identificativi dei clienti. I documenti contabili devono essere conservati per dieci anni e, per altrettanto periodo così lungo di tempo, i dati rimangono in fase di trattamento, né il cliente può opporsi alla loro conservazione, dato che il gestore segue le direttive della legge.
Ulteriore finalità è quella di convertire i dati identificativi in dati anonimi ai fini delle statistiche ISTAT⁴¹.
A questo punto si deve porre l'attenzione sulla distinzione tra conservazione dei documenti che contengono i dati personali e utilizzazione degli stessi dati.
Nel primo caso - conservazione dei documenti - stante l'imposizione prevista dalla legge, non si pone un problema di valutazione sulla opportunità di conservare, in tal modo, indirettamente, i dati personali che possono consentire l'identificazione del soggetto interessato. Ma quando la finalità, per cui i dati erano stati trattati, è stata raggiunta o è venuta meno, la legge impedisce al titolare di conservare i dati personali che consentano di mantenere la individuazione dell'interessato, per cui essi devono essere cancellati oppuretrasformati in forma anonima.
Con riferimento ai gestori di strutture ricettive, una volta fatta la comunicazione ex art. 109 T.U.L.P.S., segnalati i dati anonimi per le statistiche ISTAT, trascorso il tempo in cui c'è l'obbligo di conservare i documenti contabili, in assenza di consenso per altre finalità, come ad esempio quelle commerciali, non si vede quale utilità abbia il titolare del trattamento a rendere anonimi i dati che risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili per continuare a conservarli.
In linea con la problematica della conservazione dei dati, l'art. 16 disciplina la "cessazione del trattamento", che può dipendere dal perseguimento dello scopo, dalla libera scelta del titolare, da motivi di forza maggiore, ecc. La soluzione più logica è che i dati vengano distrutti, come prevede il comma 1, lettera a), ma non è l'unica.
Infatti la disciplina del Codice sulla protezione dei dati personali consente soluzioni alternative:
1) i dati possono essere "conservati per fini esclusivamente personali e non destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione" (art. 16, comma 1, lettera c)). Ma siccome, in base all'art. 11, comma 1, lettera e), quando è trascorso il tempo necessario per lo scopo della raccolta e trattamento dei dati, non è possibile conservarli in modo tale da risalire all'identità dell'interessato, i dati potranno essere sì conservati ma solo in forma anonima. In tal modo, pur facendo parte la conservazione tra le operazioni considerate trattamento (definizione in art. 4, comma 1, lettera a), essa - così convertita - esce dall'ambito di applicazione della legge perché non più destinata alla diffusione e comunicazione e quindi non più potenzialmente lesiva di diritti personali.
2) i dati possono essere ceduti a terzi, ma a due condizioni. La prima è che il soggetto cedente abbia cessato di svolgere l'attività di trattamento. La seconda è che il cessionario tratti tali dati "in termini compatibili agli scopi per i quali i dati sono raccolti" (art. 16, comma 1, lettera b)).
Ciò significa che i dati personali possono essere ceduti a terzi come un qualsiasi bene oggetto di accordi contrattuali, sempre previo consenso scritto dell'interessato dato al primo soggetto trattante, e con il vincolo di destinazione della finalità indicata nell'approvazione iniziale. Il nuovo titolare del trattamento non necessita di un ulteriore consenso dell'interessato, purché la finalità di trattamento sia sempre la medesima, o quanto meno "analoga".
Ovviamente la cessione sarà possibile solo quando i dati abbiano mantenuto la loro validità e vigenza, nel senso che non si era ancora esaurito lo scopo per cui essi erano stati raccolti e trattati, altrimenti avrebbero dovuto essere cancellati o resi anonimi. E' intuibile, come nel settore alberghiero, l'interesse per un acquirente di dati può sussistere se essi possono essere utilizzati per ragioni di marketing o statistiche commerciali⁴².
L'interessato conserva, però, sempre il diritto di impedire l'ulteriore trattamento dei suoi dati personali come previsto dall'art. 7 del Codice, e tornarne così esclusivo titolare. Infatti, nonostante la cessione, i dati non perdono la loro natura di dati personali e quindi, in ogni momento, l'interessato ha il diritto di riprendere la piena titolarità della loro disponibilità.

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⁴⁰ Si indica genericamente il titolare per semplicità di trattazione, ma in tale posizione vanno inclusi anche i responsabili e gli incaricati che, a causa delle dimensioni della struttura ricettiva, siano effettivamente coinvolti nel trattamento dei dati.

⁴¹ La dimensione della struttura ricettiva incide sull'anonimato dei dati trasmessi ai fini ISTAT. Oltre alla notizia del giorno di arrivo e di partenza, bisogna indicare il numero degli ospiti e la loro zona di provenienza (se italiano, il comune di residenza, se straniero, lo stato di provenienza). E' evidente che l'indicazione geografica sarà tanto più anonima quanto più la struttura ricettiva è frequentata. Per le strutture a bassa frequenza (come quelle di bed and breakfast in zone poco turistiche), il dato geografico dei clienti può essere definito a identificazione ristretta. E questo deve essere valutato dal gestore per un corretto trattamento dei dati ai fini della conservazione.

⁴² L'art. 16, comma 2, dispone che "La cessione dei dati in violazione di quanto previsto dal comma 1, lettera b), o di altre disposizioni rilevanti in materia di trattamento dei dati personali è priva di effetti". Si parla di efficacia, nel senso che si considera la cessione come mai avvenuta. La precedente normativa in materia, L.n.675/1996 parlava di nullità.