Informativa e Consenso nelle Strutture Ricettive

Ai sensi dell’art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti), l’interessato ha diversi diritti nei confronti dei suoi dati personali, e tra di essi vi rientra anche quello di ottenere (comma 3, lettera b) “la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati”.
In particolare, con la cancellazione i dati vengono eliminati, cosicché non è più possibile un ulteriore trattamento degli stessi.
Una volta trasmessa la scheda di dichiarazione ex art. 109 T.U.L.P.S. è esaurita la finalità del trattamento dei dati, e quindi gli stessi vanno distrutti o resi anonimi, salvo che non debbano essere utilizzati per altre finalità extra legali, ovviamente previo consenso dell’interessato.. Rectius: siccome la scheda di dichiarazione viene compilata in due esemplari con carta copiativa, la copia va consegnata all’autorità pubblica, mentre l’originale rimane al gestore. Questi dovrebbe distruggerla, ma quale prova gli resta di avere adempiuto? Infatti non si deve dimenticare che sono previste sanzioni di carattere penale per l’omissione di tale adempimento imposto dal T.U.L.P.S.. Quindi è opportuno organizzare i sistemi di sicurezza per la conservazione dei dati raccolti, tenendo a mente l’art. 3 del D.Lgs. n. 196/2003⁴³.
E il Garante per la protezione dei dati personali, in un procedimento che aveva interessato una struttura alberghiera e un turista, dove quest’ultimo aveva richiesto la cancellazione dei propri dati personali, ha accolto la motivazione del gestore che aveva sostenuto di non poterli eliminare perché necessari a fini contabili e fiscali e per dimostrare di aver adempiuto agli obblighi in materia di pubblica sicurezza. Infatti il Garante non avendo riscontrato trattamenti illeciti nella conservazione per i motivi indicati dal gestore, anche in rapporto alle finalità per le quali i dati erano stati raccolti (fatturazione dei servizi prestati, scheda di dichiarazione per la questura), aveva dichiarato infondata la richiesta di cancellazione avanzata dal cliente dell’albergo.
Il Garante ha più volte ribadito che l’interessato deve essere messo in grado di esprimere (consapevolmente e) liberamente le proprie scelte in ordine al trattamento dei dati che lo riguardano (Provv. 28 maggio 1997, in Boll. n. 1, p. 17, doc. web n. 40425), manifestando il proprio consenso (per dir così, "modulare") per ciascuna distinta finalità perseguita dal titolare.
Comunque, con il parere reso l’1 giugno 2005 al Ministero dell’Interno, il Garante lo ha invitato ad adottare una norma espressamente ricognitiva del fatto che la struttura ricettiva, una volta acquisita idonea documentazione che dimostri di aver assolto l'obbligo di comunicare i dati all'autorità di pubblica sicurezza, per via cartacea o telematica⁴⁴, deve non conservare presso di sé e cancellare i dati, salvo che per eventuali fini fiscali e contabili e nella misura a ciò strettamente necessaria (ad esempio, le informazioni da inserire nella fattura o ricevuta). E ha evidenziato che nell’art. 109 T.U.L.P.S. non è previsto alcun obbligo di conservare le schede presso la struttura ricettiva anche dopo la consegna delle copie o la comunicazione dei dati alla competente autorità⁴⁵.

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⁴³ Art. 3 (Principio di necessità nel trattamento dei dati)
1. I sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità.

⁴⁴ E’ intendimento del Ministero dell’Interno consentire la comunicazione dei dati con mezzi informatici, dove la procedura prevede l’emissione di un "segnale di avvenuta ricezione" da parte della questura, e ciò con riferimento ad una "ricevuta applicativa" (ad esempio, un documento PDF firmato digitalmente dalla questura), di cui dovrà essere comunque specificato il contenuto di tale ricevuta e il modo in cui essa viene formata e trasmessa. Ciò consentirebbe al gestore di ricevere, tramite il "segnale di avvenuta ricezione", l'attestazione di aver adempiuto all'obbligo di trasmissione dei dati all'autorità di pubblica sicurezza e quindi gli consentirebbe di cancellare, poi i dati presso la struttura ricettiva vanno cancellati una volta acquisita, tramite il predetto “segnale di avvenuta ricezione”.

⁴⁵ Tale obbligo era già cessato a decorrere dal 30 giugno 1996 in base alla precedente formulazione della norma (art. 109 r. d. n. 773/1931 nella versione modificata dalla l. n. 203/1995 di conversione del d.l. n. 97/1995, poi interamente sostituito dal predetto art. 8 l. n. 135/ 2001).