Informativa e Consenso nelle Strutture Ricettive

Come già anticipato qui in precedenza, l'identificazione degli ospiti è obbligatoria, ma, ancora prima di registrare i dati, il prioritario adempimento a cui sono tenuti i gestori di strutture ricettive è di mettere l'ospite a conoscenza della finalità della raccolta dei dati, e ciò avviene tramite l'informativa, che solitamente è scritta, ma può essere anche orale (art. 13, comma1).
Il principio è che la informativa deve essere sempre e comunque data, anche se la raccolta dei dati e il loro trattamento avviene in esecuzione di un obbligo di legge, regolamento o direttiva.
L'informativa ha due scopi. Il primo è quello di consentire all'interessato di esprimere ovvero negare un consenso al trattamento dei propri dati personali, che sia realmente "informato", cioè consapevole e corrispondente ai suoi interessi, persino limitandolo o specificandone la portata. Il secondo è quello, nei casi legittimi di trattamento senza consenso, di permettere all'interessato di conoscere le modalità del trattamento onde valutarne la correttezza.

L'art. 13, comma 1, elenca il contenuto dell'informativa che, nel caso delle strutture ricettive, si può concretizzare nei seguenti elementi:
- indicazione della finalità primaria che è quella prevista dall'art. 109 T.U.L.P.S., cioè la trasmissione dei dati registrati nella scheda di dichiarazione, nonché l'ulteriore trattamento in forma anonima per fini statistici²⁴. Finalità secondarie sono collegate a ragioni fiscali, contabili e pubblicitarie;
- la modalità del trattamento dei dati raccolti, che può essere elettronica o manuale;
- la natura principalmente obbligatoria della raccolta dei dati per il precetto normativo di cui all'art. 109 T.U.L.P.S..Obbligatorietà che assume aspetto di natura facoltativa allorché i dati vengano ulteriormente trattati per scopi non imposti dalla legge;
- l'avvertenza che il rifiuto di fornire i dati comporta il diritto del gestore di negare l'ospitalità;
- l'indicazione del titolare del trattamento dei dati, e degli eventuali responsabili a cui devono essere comunicati i dati da trascrivere nella scheda di dichiarazione, nonché l'ambito di diffusione dei dati medesimi
- riconoscimento del diritto di accesso ai dati personali e ad altri diritti, di cui all'art. 7²⁵ con possibilità di conoscere in dettaglio quali dati sono stati trattati, il diritto di chiederne la modifica e la cancellazione, nonché di opporsi ad ulteriore trattamento di detti dati

Come detto, l'informativa può essere data sia oralmente che per iscritto, ed è di tutta evidenza come la scelta dell'informativa scritta od orale è in funzione dell'uso che si intenderà fare dei dati, nonché delle ulteriori finalità non aventi carattere obbligatorio, come quelle di natura commerciale.
Solitamente chi svolge attività ricettiva turistica a livello imprenditoriale avrà interesse di fornire l'informativa scritta, anche perché in essa sarà possibile mettere in evidenza che la raccolta dei dati ha sì una finalità obbligatoria secondo legge, regolamenti e direttive, ma può essere utilizzata per scopi che esulano dalle ragioni di ordine pubblico, tipo quelle di carattere pubblicitario, commerciale e statistico (non ISTAT).
L'informativa può essere più facilmente impartita verbalmente da chi registra i dati del documento di identità per il solo fine di adempiere alla comunicazione da trasmettere all'autorità di pubblica sicurezza, alla compilazione del modello ISTAT, e a ragioni fiscali.
Comunque, prudenza vuole che l'informativa sia data per iscritto, perché solo così sussiste la certezza di avere adempiuto alle prescrizioni di legge. Infatti, anche se la raccolta dei dati è obbligatoria per legge, l'informativa deve essere comunque e sempre fornita, e ciò indipendentemente dalla disciplina che regola il consenso, come si vedrà qui di seguito.
In chiusura si segnala che il Codice prevede una apposita norma, l'art. 161²⁶, che punisce la omessa o inidonea informativa all'interessato con la sanzione amministrativa da € 3.000,00 a € 18.000,00, con la particolarità che la somma può essere aumentata del triplo quando "risulta inefficace in ragione delle condizioni economiche del contravventore". Oltre a ciò si può aggiungere anche la pubblicazione del provvedimento di condanna del Garante²⁷.

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²³ Art. 13 (Informativa)
L'interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente informati oralmente o per iscritto circa:
le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;
la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati medesimi;
i diritti di cui all'articolo 7;
gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell'articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l'elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un responsabile per il riscontro all'interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all'articolo 7, è indicato tale responsabile.

²⁴ Il Garante, in un provvedimento del 28 aprile 2006, che ha interessato una nota catena alberghiera, ha contestato la violazione della disciplina vigente laddove l'informativa, nel portare a conoscenza dell'interessato che i suoi dati sarebbero stati trattati "in forma anonima … per redigere statistiche operative e commerciali", non aveva esplicitato l'ulteriore finalità perseguita dalla società nel definire i profili dei clienti con riguardo alle preferenze e scelte di consumo individuali".

²⁵ Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)
1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

²⁶ Art. 161 (Omessa o inidonea informativa all'interessato)
1. La violazione delle disposizioni di cui all'articolo 13 è punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da tremila euro a diciottomila euro o, nei casi di dati sensibili o giudiziari o di trattamenti che presentano rischi specifici ai sensi dell'articolo 17 o, comunque, di maggiore rilevanza del pregiudizio per uno o più interessati, da cinquemila euro a trentamila euro. La somma può essere aumentata sino al triplo quando risulta inefficace in ragione delle condizioni economiche del contravventore.

²⁷ Art. 165 (Pubblicazione del provvedimento del Garante)
1. Nei casi di cui agli articoli 161, 162 e 164 può essere applicata la sanzione amministrativa accessoria della pubblicazione dell'ordinanza-ingiunzione, per intero o per estratto, in uno o più giornali indicati nel provvedimento che la applica.