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La comunicazione delle schedine alloggiati

Di Linda Marzocchini | B&B e Burocrazia
La comunicazione delle schedine alloggiati

Tutti i gestori di strutture ricettive, e quindi anche i titolari di Bed and Breakfast, sono tenuti per legge a comunicare alle questure territorialmente competenti, entro 24 ore dall'arrivo e on line, le generalità dei propri ospiti. Tale comunicazione va presentata esclusivamente tramite il cosiddetto "servizio alloggiati".

Le sanzioni previste per chi non rispetta le leggi in materia vanno dall'arresto fino a tre mesi tramite denuncia alla Procura della Repubblica a una multa fino a 206 euro.

Due sono le normative di riferimento: il T.U.L.P.S., ovvero il testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, e il decreto del ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.14 del 17 gennaio 2013), che tiene conto di e riassume tutte le precedenti leggi in materia, compresa la convenzione per l'applicazione dell'accordo di Schengen.

Ogni cittadino italiano o straniero è tenuto quindi, al proprio arrivo presso la struttura dove alloggerà, a compilare e firmare un modulo con le proprie generalità nonché a provare la propria identità con la presentazione di un documento in corso di validità. L'unica eccezione è ammessa per il coniuge e i figli minorenni. Quindi per una famiglia di quattro persone composta da padre, madre e due figli al di sotto dei 18 anni, per esempio, sarà sufficiente compilare una sola scheda da parte di uno dei genitori, che indicherà anche il nome del coniuge e dei figli.

Questi i dati da raccogliere: data di arrivo, numero dei giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero), cittadinanza, tipo di documento di identità, numero del documento di identità e luogo del rilascio del documento (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero).

Per i gruppi accompagnati è sufficiente la compilazione da parte del capogruppo, che indicherà l'elenco di tutti i partecipanti.

Tutti i gestori di strutture ricettive sono tenuti a far rispettare questo obbligo e a far sì che le schede di dichiarazione compilate siano conservate a disposizione delle autorità competenti fino all'avvenuta trasmissione dei dati. Una volta ottenuta la ricevuta dalla questura (in formato jpeg), i dati possono essere distrutti, mentre le ricevute devono essere conservate dai gestori, in forma digitale, per 5 anni.

Nel documento trasmesso dalla questura e non modificabile saranno indicati: il numero di protocollo univoco di trasmissione, la data di invio delle schedine alloggio, la descrizione della struttura ricettiva che ha effettuato l'invio, la questura che ha ricevuto le schedine alloggio correttamente trasmesse e il numero totale di schedine alloggio inviate in quella data.

L'obbligo della comunicazione delle schedine alloggio nasce dalla necessità di garantire la sicurezza dei cittadini e prevenire dunque minacce per azioni penali (terrorismo, mafia o altre associazioni a delinquere), oltreché contribuire, in caso di bisogno, a chiarire vicende in cui siano coinvolte persone scomparse o vittime di incidenti.

La trasmissione delle schede degli alloggiati è stata informatizzata dal 2006 e adesso è obbligatorio adempiere on line, gratuitamente, tramite un apposito servizio attivato dal Centro elettronico nazionale della polizia di Stato.

Prima però la struttura deve fare regolare domanda alla questura competente per ottenere l'autorizzazione e la necessaria certificazione digitale. Esistono a questo scopo anche degli specifici programmi applicativi che facilitano la compilazione delle schede e che possono essere acquistati dai gestori dei B&B.

Il servizio di invio delle schedine alloggiati on line si raggiunge all'indirizzo: alloggiatiweb.poliziadistato.it oppure attraverso un link indicato sulla pagina ufficiale: www.poliziadistato.it.

Installazione del certificato di sicurezza

La prima cosa da fare per poter accedere ai servizi è scaricare e installare un certificato di sicurezza per autenticare il proprio browser al portale Alloggiati web. Attenzione, solo 2 browser supportano tali certificati: Internet Explorer e Mozilla Firefox. Per chi usa iOS, invece, è possibile utilizzare unicamente Mozilla Firefox. Per scaricare il certificato digitale è necessario essere già in possesso delle credenziali di accesso fornite dalla questura in seguito alla richiesta.

Una volta entrati nel sito alloggiatiweb.poliziadistato.it dovrai andare nella sezione "Accedi al servizio" e cliccare su "Scarica il certificato digitale". Qui dovrai autenticarti inserendo "Nome utente" e "Password" forniti precedentemente dalla questura. Una volta scaricato e installato il certificato è possibile accedere al servizio telematico di invio delle Schedine Alloggiati. Nota bene che il certificato digitale non è permanente e va rinnovato ogni 2 anni.

Vedi istruzioni per scaricare e installare il certificato su Firefox e Internet Explorer
 

Invio delle Schedine Alloggiati

Scaricato e installato il certificato nel tuo browser puoi iniziare a inviare correttamente le Schedine Alloggiati, per farlo torna sulla pagina "Accesso al Servizio", clicca su "Area di Lavoro" e autenticati inserendo "Nome utente" e "Password", infine clicca su "Accedi". Sulla sinistra avrai a disposizione un Menu che comprende diverse opzioni, potrai scegliere se inserire on-line le schedine alloggiati o se inviarle mediante un file txt.

A questo punto, collegandosi al sito https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/, è possibile inviare le schedine alloggiati in due modi:

  • metodo manuale, dovrai inserire i dati anagrafici di ogni singolo ospite attraverso le pagine del sito web;
  • metodo automatico, dovrai caricare le informazioni di tutti gli ospiti in un unico passaggio mediante l’invio di un file in formato testo strutturato secondo un tracciato di riferimento. Utilizzando quest’ultimo metodo si può risparmiare tempo, evitando di ripetere più volte le stesse operazioni.

    Bed-and-Breakfast.it offre una soluzione semplice e gratuita per l’invio delle schedine alloggiati. Scopri di più
     

Come si carica il file sul portale Alloggiati web

Per caricare il file seleziona "Invio File" dal menù presente nella tua area riservata sul portale della questura per l’invio delle schedine alloggiati. Si aprirà una finestra nella quale sarà possibile caricare il file txt contenente le informazioni degli alloggiati. Clicca su "Sfoglia", cerca il file nella cartella dove è stato salvato e seleziona il file. Una volta caricato selezionare "Elabora" per lanciare la procedura si verifica del formato e del contenuto. Al termine di questo processo basterà cliccare su "Invia" e le schedine alloggiati saranno registrate dalla questura.
 

Come rinnovare il certificato digitale

Il certificato digitale deve essere rinnovato ogni due anni ed è possibile farlo a partire da 10 giorni dalla data di scadenza. Per rinnovarlo clicca su "Accedi al servizio" e, nella schermata successiva, clicca su "Scarica certificato digitale", inserisci "Nome utente" e "Password" e infine clicca su "Abilita emissione". Con questo procedimento revocherai il vecchio certificato e abiliterai il bottone "Nuovo Certificato", che dovrai cliccare e dopo pochi secondi il certificato sarà disponibile per il download. Scaricato il nuovo certificato basterà seguire le istruzioni eseguite per la prima installazione del certificato: vedi istruzioni per scaricare installare il certificato sui Firefox e Internet Explorer

Qualsiasi impedimento, anche di natura tecnica – la mancanza di copertura di linea dovuta a eccezionali condizioni di cattivo tempo che impediscono la navigazione in internet, eventuali virus al computer utilizzato per compilare le schede, o altri problemi analoghi – deve essere tempestivamente comunicato alla questura competente per zona, ovvero la stessa della provincia di residenza del B&B. In questi casi le schede devono comunque essere trasmesse entro 24 ore: o via fax o tramite posta certificata.

Tutti i dati così raccolti, sono conservati per 5 anni in forma digitale presso il Centro elettronico nazionale della Polizia di Stato, divisi questura per questura. Il titolare del trattamento dati è il dipartimento della pubblica sicurezza del ministero dell'Interno, mentre incaricati del trattamento sono il personale delle questure, dei commissariati di pubblica sicurezza e degli uffici del dipartimento di pubblica sicurezza per finalità di ricerca. Hanno accesso ai dati anche i tecnici per la manutenzione del sistema e tutti gli agenti e ufficiali della polizia di stato quando autorizzati dal questore a intervenire per motivi di sicurezza. Dopo 5 anni i dati vengono distrutti.
 

L'invio delle Schedine Alloggiati con Bed-and-Breakfast.it

Bed-and-Breakfast.it offre una soluzione semplice e gratuita per l’invio delle schedine alloggiati. Il sistema, integrato direttamente nell'area riservata dei gestori iscritti, consente la generazione automatica del file da caricare sul portale Alloggiati web. Il sistema mette a disposizione dei gestori il file con tutte le presenze, predisposto secondo il modello richiesto dalla questura. Una volta esportato il file basterà accedere al portale alloggiati e caricarlo una sola volta, semplificando le procedure di invio e risparmiando tempo.

Accedi al servizio

Per inviare le schedine alloggiati sul portale della questura con Bed-and-Breakfast.it dovrai accedere con userneme e password alla tua area riservata da questo url: www.bed-and-breakfast.it/ar e, nel menu a sinistra, dovrai cliccare su "Prenotazioni" ed entrare in "Schedine Alloggiati".

La comunicazione delle schedine alloggiati - Immagine 1

In questa pagina saranno elencate tutte le prenotazioni della tua struttura nella data corrente ma, tramite il bottone "Cambia data" potrai cercare e trovare velocemente anche prenotazioni passate. Per ogni prenotazione dovrai aggiungere i dati personali degli ospiti inclusi in ogni prenotazione. Per farlo clicca su "Aggiungi ospite" o sul "+".

La comunicazione delle schedine alloggiati - Immagine 2
 

Inserimento degli ospiti

Compila il form con tutti i campi richiesti e clicca sul bottone "Salva" per concludere l'inserimento dell'ospite. Tornato alla pagina precedente potrai ripetere l'operazione e inserire altri ospiti.

La comunicazione delle schedine alloggiati - Immagine 3
 

Esportazione del file

Quando avrai inserito tutti gli ospiti per ogni prenotazione potrai generare il file, predisposto secondo il modello richiesto dalla questura, cliccando sul bottone "Esporta schedine". Collegati al portale alloggiati della questura e carica il file.

La comunicazione delle schedine alloggiati - Immagine 4
 

Come si carica il file sul portale Alloggiati web

Per caricare il file seleziona "Invio File" dal menù presente nella tua area riservata sul portale della questura per l’invio delle schedine alloggiati. Si aprirà una finestra nella quale sarà possibile caricare il file txt contenente le informazioni degli alloggiati. Clicca su "Sfoglia", cerca il file nella cartella dove è stato salvato e seleziona il file. Una volta caricato selezionare "Elabora" per lanciare la procedura si verifica del formato e del contenuto. Al termine di questo processo basterà cliccare su "Invia" e le schedine alloggiati saranno registrate dalla questura.

Una vacanza in Bed and Breakfast è il modo più intimo e confortevole per conoscere l'Italia
(Vedi lo Spot Video del B&B) - È possibile che fra gli iscritti al portale www.bed-and-breakfast.it ci siano strutture che non sono dei bed & breakfast puri (affittacamere, locande, agriturismo, case vacanza, affitti turistici, family hotel). Se, infatti, i limiti legislativi del b&b sono chiari, molte persone amano viaggiare in strutture gestite familiarmente anche se queste non possono, legislativamente parlando, fregiarsi del titolo di b&b. Per ogni struttura è indicata la tipologia che, se cliccata, indica esattamente quali sono le sue caratteristiche.
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