L'applicazione dell'Intelligenza Artificiale nella gestione dei Bed and Breakfast: vantaggi e criticità

L’immagine idilliaca di accogliere gli ospiti all’interno della propria casa nasconde una serie di sfide per l’operatore che le deve affrontare e che richiedono sempre più spesso un’adeguata formazione, progettazione e organizzazione in fase di sviluppo, competenze specifiche da acquisire prima della dichiarazione di inizio attività che dovranno essere costantemente aggiornate e, infine, l’impegno costante da parte dell’operatore dopo l’avvio di questa piccola impresa.

Non basta avere un’idea e possedere un immobile, ma è necessario seguire una serie di passaggi che permettano il corretto svolgimento dell’attività in totale sicurezza e trasparenza. L’avvio e la gestione di un Bed and Breakfast richiedono un approccio strutturato e professionale, nonostante l’attività sia spesso svolta in un contesto familiare e domestico. Il di lavoro devono essere lavabili e disinfettabili oltre che mantenuti in buone condizioni e puliti.

I prodotti vanno disposti in maniera da limitare la contaminazione tra loro e nel caso ci fossero alimenti da somministrare refrigerati, è necessario che sia presente un frigorifero funzionante.

Animali domestici, magari di proprietà degli ospiti e infestanti come topi che potrebbero essere presenti vista la posizione della casa in aperta campagna, se presenti, non posso entrare in contatto con gli alimenti, gli utensili e i piani di cottura e preparazione; le sostanze chimiche pericolose e non commestibili devono essere identificate ed etichettate, all’interno di vani appositi diversi da quelli dove vengono conservati gli alimenti.

La normativa regionale prevede che i titolari di Bed & Breakfast che abbiano presentato la SCIA per l’avvio dell’attività non siano obbligati ad inviare una notifica aggiuntiva al SIAN dell’Azienda ULSS, nel caso in cui la colazione offerta agli ospiti comprenda solo alimenti a basso rischio sanitario.

Di questa categoria fanno parte i prodotti preconfezionati in commercio e gli alimenti preparati nella cucina domestica nel rispetto delle corrette condizioni di igiene, cottura e conservazione, come latte e bevande calde, frutta e verdura fresche, affettati e latticini mantenuti a temperatura controllata e prodotti da forno non farciti con uova crude.

Qualora il gestore intenda servire tipologie di alimenti diverse da quelle indicate, diventa invece obbligatoria la preventiva notifica all’Azienda ULSS competente.

Pulizia e igiene sono due fattori da garantire a ogni cambio ospite e aspetti fondamentali sia per il rispetto delle regole, sia per la reputazione della struttura. Le camere devono essere arredate con il mobilio necessario, pulite e in buono stato, le lenzuola e gli asciugamani cambiati ogni volta che serve.

La gestione quotidiana del B&B implica quindi una pluralità di mansioni per cui il titolare deve essere organizzato, per operare il check-in e check-out degli ospiti, occuparsi della pulizia degli ambienti, della manutenzione ordinaria e del rifornimento di materiali di consumo come kit di cortesia e prodotti per laprocesso parte dalla valutazione dell’immobile e dalla sua conformità ai requisiti normativi.

La casa deve essere pienamente agibile e rispondere ai requisiti urbanistici vigenti; particolare attenzione va posta alla sicurezza e alla funzionalità degli impianti elettrico, idrico, di riscaldamento e, dove presente, del gas.

Inoltre, le normative regionali prevedono specifiche metrature minime per posto letto, condizioni igienico-sanitarie tutelate e, in alcuni casi, l’eliminazione delle barriere architettoniche a favore di un’ospitalità inclusiva.

Anche aspetti come il risparmio energetico e l’isolamento termo-acustico contribuiscono alla qualità dell’esperienza offerta e all’efficienza gestionale della struttura.

Parallelamente agli aspetti tecnici dell’immobile, assumono rilevanza gli obblighi amministrativi e documentali. Il gestore deve possedere un titolo giuridico che legittimi all’utilizzo dell’abitazione ai fini ricettivi, come la proprietà o un contratto di comodato d’uso gratuito, per poter presentare la SCIA al Comune di competenza.

A questa seguono ulteriori adempimenti obbligatori: abilitazione al portale telematico “Alloggiati Web” per comunicare i dati degli ospiti alla Questura, registrazione sulla piattaforma regionale per il monitoraggio dei flussi turistici e corretta amministrazione dell’imposta di soggiorno.

Un ulteriore elemento da non trascurare riguarda la copertura assicurativa verso terzi, essenziale per tutelare sia gli ospiti sia la proprietà.

Una volta consolidate le basi burocratiche e tecniche, è necessario organizzare gli spazi e i servizi destinati agli ospiti. Le camere devono essere arredate con cura e complete di tutti gli elementi indispensabili, inclusi biancheria, mobili d’arredo e soluzioni di illuminazione adeguate.

La Regione Veneto dispone delle misure precise riguardo alla superficie minima delle stanze, ovvero 14 mq per le camere matrimoniali e 8 mq per le camere singole.

Anche l’offerta della colazione, disciplinata dalle normative regionali, costituisce un elemento di forte differenziazione rispetto ad altre formule ricettive, e rappresenta uno dei momenti principali dell’interazione tra gestore e cliente.

In Veneto, chiunque si presti a somministrare la prima colazione deve curare l’igiene personale, in particolare lavare le mani prima di somministrare gli alimenti, la cucina e i piani colazione.

Sono elementi fondamentali da tenere in considerazione per facilitare lo svolgimento e la corretta gestione dell’attività. Deve inoltre essere capace di fronteggiare eventuali criticità, come ritardi, cancellazioni o problematiche riscontrate dagli ospiti durante il soggiorno.

Talvolta una recensione negativa o un reclamo può essere la spinta necessaria per migliorare il proprio lavoro.

A tali competenze operative si affiancano quelle amministrative, che includono la gestione dei pagamenti, l’eventuale emissione di ricevute e la corretta contabilizzazione dei flussi economici.

Nell’attuale scenario competitivo, una parte significativa del successo di un B&B dipende dalla capacità di essere visibile online.

Ad oggi, la presenza su motori di ricerca, gli OTA come Booking o Airbnb, e i social network rappresentano non solo un mezzo pubblicitario, ma un vero e proprio spazio di interazione con il cliente.

La cura delle fotografie, l’accuratezza nella descrizione dell’offerta e l’attenzione ai feedback degli ospiti contribuiscono a costruire una reputazione digitale solida e credibile.

Il gestore deve quindi essere in grado di adottare strategie di marketing digitale, aggiornarsi sugli strumenti tecnologici disponibili e valorizzare l’identità unica della propria struttura attraverso il racconto del luogo, della casa e dell’esperienza.

Un’accurata strategia di marketing è uno dei pilastri fondamentali per raggiungere nuovi clienti e fidelizzare coloro che hanno già vissuto l’esperienza.

La presenza online tramite un sito web adeguatamente progettato e un profilo attivo nei principali social media sono fondamentali per raggiungere più pubblico possibile, ancora meglio se si va a mirare il target di riferimento, per cui è fondamentale pubblicare foto professionali e reali della struttura, dei dettagli, della posizione e del luogo circostante, in maniera da ridare un’immagine dettagliata ed esaustiva del luogo in cui il cliente verrà a trascorrere le proprie vacanze.

Infine, una volta che il cliente si trova in loco, dedicarsi alla personalizzazione della vacanza dai piccoli dettagli come conoscere il nome dell’ospite, o se particolari intolleranze segnalate in fase di prenotazione.

Queste piccole attenzioni saranno la chiave di volta per migliorare il soggiorno del cliente: in tal modo, oltre a ottenere una recensione positiva, si avrà anche la possibilità di ottenere dei feedback sul lavoro svolto dall’operatore.

La fidelizzazione del cliente è un punto altrettanto importante, perché crea una conseguenza come il passaparola e quindi la possibilità di far conoscere la propria struttura non solo tramite la pubblicazione online ma anche tramite l’interazione tra le persone.

Una corretta pianificazione finanziaria è la condizione essenziale per garantire la sostenibilità economica dell’attività.

In una prima fase si definiscono gli investimenti iniziali, dai lavori di adeguamento strutturale fino all’acquisto degli arredi e si individuano con precisione i costi di gestione futuri quali utenze, prodotti di consumo, un'eventuale assicurazione, manutenzione ordinaria e spese di promozione.

L’analisi combinata dei tre parametri cardine quali tariffa media applicata, capacità ricettiva e tasso di occupazione annuo previsto, consente di stimare i ricavi, calcolare il punto di pareggio e valutare la redditività effettiva.

Strumenti come business plan, analisi SWOT e strategie di revenue management permettono inoltre di pianificare lo sviluppo nel medio-lungo periodo e di adattarsi con flessibilità alle variazioni del mercato.

Mantenendo una dimensione familiare, il B&B richiede competenze imprenditoriali trasversali: dalla conoscenza normativa all’abilità gestionale, fino alla comunicazione digitale avanzata.

La capacità di coniugare accoglienza autentica e professionalità manageriale costituisce oggi la principale leva competitiva nel settore dell’ospitalità extra-alberghiera, in un mercato caratterizzato da crescente domanda ed elevati standard qualitativi.