Per stare al passo con le continue richieste ed esigenze della clientela e per poterle, quindi, soddisfare al meglio, l'host necessita di tutti gli strumenti che possano semplificargli la vita. Per tali motivi, sono state studiate una serie di soluzioni ad hoc; parliamo, infatti, di veri e propri software gestionali.
Un software gestionale è un programma informatico attraverso il quale è possibile procedere all'automatizzazione di quasi tutti i processi aziendali.
I software gestionali per le strutture ricettive consentono di gestire con precisione matematica le prenotazioni della clientela, anche nel corso degli anni, riportando, ad esempio, le eventuali preferenze dei singoli clienti.
L'utilità di tali gestionali, tuttavia, mentre è risaputa per le grandi strutture, lo è meno per le piccole realtà, nelle quali si tende a sottovalutare la portata del supporto di tali innovazioni.
Entrando più nello specifico vediamo che, nell'ambito della gestione alberghiera, esistono due tipologie specifiche di software gestionali, di cui una è una propaggine dell'altra.
Il booking engine è un software web che offre la possibilità ai clienti di prenotare direttamente dal sito web della struttura, attraverso un'interfaccia che permette di consultare la disponibilità di camere in un determinato periodo e di prenotare (o richiedere la prenotazione). Il sistema di pagamento più usato è quello della carta di credito, che viene usata per pagare in anticipo il soggiorno oppure a garanzia della prenotazione.
Un booking engine è un'applicazione “sicura”, in grado di trasmettere i dati personali e della carta di credito tramite un protocollo HTTPS (criptato).
Il channel manager invece è un software che permette di gestire la distribuzione delle proprie camere sui vari portali, sincronizzando prezzi, disponibilità e prenotazioni su tutti i portali di vendita e agenzie online (dette anche OTA, “Online Travel Agencies) come Bed-and-Breakfast.it, Booking.com, Expedia, Airbnb.
Su questi siti, infatti, l'host deve definire tutti i parametri di vendita come, ad esempio, il prezzo, la disponibilità, il soggiorno-minimo, ecc, per ogni camera e per ogni giorno del calendario.
[Approfondimento: Channel Manager per B&B]
La differenza sostanziale è che il booking engine rende prenotabili online le camere di una struttura su un sito alla volta, mentre il channel manager “collega” tutti i siti su cui è presente una struttura prenotabile attraverso un booking engine, e “collega” tra loro ogni aggiornamento.
In che modo questi software possono aiutare nella gestione di un B&B?
Ogni volta che avviene una prenotazione o una modifica di un prezzo è necessario intervenire rapidamente su tutti i siti dove le camere vengono offerte, aggiornando manualmente i dati. Il channel manager effettua questa “sincronizzazione” automaticamente.
La logica conseguenza che ne deriva è che, oltre a ridurre in maniera notevole gli interventi manuali per gestire prezzi e disponibilità di determinati alloggi, mette al riparo l'albergatore dallo spauracchio dell'overbooking, e gli permette di gestire la vendita degli alloggi da un unico pannello di controllo.
Esistono diverse tipologie di channel manager deputati alla gestione e l'organizzazione della struttura ricettiva.
Tra questi i più conosciuti sono:
Come si evince da questo breve excursus, i servizi offerti dai singoli channel manager si equivalgono.
La differenza, infatti, è data dal costo, che varia in base alle prestazioni e in relazione al numero delle camere o appartamenti di cui è dotata la struttura.
iReservation, è un gestionale booking engine ed un channel manager confezionato ad hoc per strutture ricettive quali b&b, agriturismi, case vacanza, piccoli hotel, ed è offerto gratuitamente a chi è registrato su www.bed-and-breakfast.it.
Presenta tutte le caratteristiche che abbiamo elencato e molto di più:
Il channel manager di iReservation, inoltre, permette una connessione XML a 2 vie per sincronizzare i calendari di 4 tra i maggiori canali presenti sul mercato: Bed-and-Breakfast.it, Booking, Airbnb ed Expedia.
Si tratta, pertanto, di uno strumento veramente completo, al passo con le esigenze del mercato e degli utenti specifici, ai quali è richiesto – come unico costo e condizione – l'iscrizione al circuito bed-and-breakfast.it pari a € 155 + IVA/anno.
Una piccola spesa che, tra l'altro, permette agli iscritti di godere ed usufruire dell'ampio ventaglio di vantaggi e prestazioni esclusive offerto dal circuito, tra cui appunto un gestionale di prenotazione e channel manager totalmente gratuiti.