La comunicazione delle schedine alloggiati

Tutti i gestori di strutture ricettive, e quindi anche i titolari di Bed and Breakfast, sono tenuti per legge a comunicare alle questure territorialmente competenti, entro 24 ore dall'arrivo e on line, le generalità dei propri ospiti. Tale comunicazione va presentata esclusivamente tramite il cosiddetto "servizio alloggiati".

Le sanzioni previste per chi non rispetta le leggi in materia vanno dall'arresto fino a tre mesi tramite denuncia alla Procura della Repubblica a una multa fino a 206 euro.

Due sono le normative di riferimento: il T.U.L.P.S., ovvero il testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, e il decreto del ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.14 del 17 gennaio 2013), che tiene conto di e riassume tutte le precedenti leggi in materia, compresa la convenzione per l'applicazione dell'accordo di Schengen.

Ogni cittadino italiano o straniero è tenuto quindi, al proprio arrivo presso la struttura dove alloggerà, a compilare e firmare un modulo con le proprie generalità nonché a provare la propria identità con la presentazione di un documento in corso di validità. L'unica eccezione è ammessa per il coniuge e i figli minorenni. Quindi per una famiglia di quattro persone composta da padre, madre e due figli al di sotto dei 18 anni, per esempio, sarà sufficiente compilare una sola scheda da parte di uno dei genitori, che indicherà anche il nome del coniuge e dei figli.

Questi i dati da raccogliere: data di arrivo, numero dei giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero), cittadinanza, tipo di documento di identità, numero del documento di identità e luogo del rilascio del documento (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero).

Per i gruppi accompagnati è sufficiente la compilazione da parte del capogruppo, che indicherà l'elenco di tutti i partecipanti.

Tutti i gestori di strutture ricettive sono tenuti a far rispettare questo obbligo e a far sì che le schede di dichiarazione compilate siano conservate a disposizione delle autorità competenti fino all'avvenuta trasmissione dei dati. Una volta ottenuta la ricevuta dalla questura (in formato jpeg), i dati possono essere distrutti, mentre le ricevute devono essere conservate dai gestori, in forma digitale, per 5 anni.

Nel documento trasmesso dalla questura e non modificabile saranno indicati: il numero di protocollo univoco di trasmissione, la data di invio delle schedine alloggio, la descrizione della struttura ricettiva che ha effettuato l'invio, la questura che ha ricevuto le schedine alloggio correttamente trasmesse e il numero totale di schedine alloggio inviate in quella data.

L'obbligo della comunicazione delle schedine alloggio nasce dalla necessità di garantire la sicurezza dei cittadini e prevenire dunque minacce per azioni penali (terrorismo, mafia o altre associazioni a delinquere), oltreché contribuire, in caso di bisogno, a chiarire vicende in cui siano coinvolte persone scomparse o vittime di incidenti.

La trasmissione delle schede degli alloggiati è stata informatizzata dal 2006 e adesso è obbligatorio adempiere on line, gratuitamente, tramite un apposito servizio attivato dal Centro elettronico nazionale della polizia di Stato.

Prima però la struttura deve fare regolare domanda alla questura competente per ottenere l'autorizzazione e la necessaria certificazione digitale. Esistono a questo scopo anche degli specifici programmi applicativi che facilitano la compilazione delle schede e che possono essere acquistati dai gestori dei B&B.

Il servizio di invio delle schedine alloggiati on line si raggiunge all'indirizzo: alloggiatiweb.poliziadistato.it oppure attraverso un link indicato sulla pagina ufficiale: www.poliziadistato.it.

Qualsiasi impedimento, anche di natura tecnica – la mancanza di copertura di linea dovuta a eccezionali condizioni di cattivo tempo che impediscono la navigazione in internet, eventuali virus al computer utilizzato per compilare le schede, o altri problemi analoghi – deve essere tempestivamente comunicato alla questura competente per zona, ovvero la stessa della provincia di residenza del B&B. In questi casi le schede devono comunque essere trasmesse entro 24 ore: o via fax o tramite posta certificata.

Tutti i dati così raccolti, sono conservati per 5 anni in forma digitale presso il Centro elettronico nazionale della Polizia di Stato, divisi questura per questura. Il titolare del trattamento dati è il dipartimento della pubblica sicurezza del ministero dell'Interno, mentre incaricati del trattamento sono il personale delle questure, dei commissariati di pubblica sicurezza e degli uffici del dipartimento di pubblica sicurezza per finalità di ricerca. Hanno accesso ai dati anche i tecnici per la manutenzione del sistema e tutti gli agenti e ufficiali della polizia di stato quando autorizzati dal questore a intervenire per motivi di sicurezza. Dopo 5 anni i dati vengono distrutti.
 

L'invio delle Schedine Alloggiati con Bed-and-Breakfast.it

Bed-and-Breakfast.it offre una soluzione semplice e gratuita per l’invio delle schedine alloggiati. Il sistema, integrato direttamente nell'area riservata dei gestori iscritti, consente la generazione automatica del file da caricare sul portale Alloggiati web. Il sistema mette a disposizione dei gestori il file con tutte le presenze, predisposto secondo il modello richiesto dalla questura. Una volta esportato il file basterà accedere al portale alloggiati e caricarlo una sola volta, semplificando le procedure di invio e risparmiando tempo.